内定辞退の例文とポイント。新卒が覚えておくべきマナーを紹介

企業から内定をもらったけれど、イメージと違う、条件が合わない等の理由で内定を辞退することは少なからずあります。内定辞退そのものは悪いことではなく、法律的にも問題のない行為です。しかし、1度頂いた内定を辞退するのは心苦しく、どう伝えたらいいか分からない方も多いのではないでしょうか?この記事では内定辞退のマナーや連絡の仕方、辞退の理由などをご紹介します。

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新卒の内定辞退率はどれくらい

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内定辞退を考えた時、どれくらいの人が新卒で内定を辞退しているのか気になりますよね。就職情報サイトを運営するリクルートキャリアが発表した2018年3月卒業者の就職内定辞退率は、なんと64.6%

企業が出した内定の半数以上が辞退されている

企業が出した内定の半数以上が辞退されているという結果となっています。学生1人あたりの平均内々定保有者数が2.2社という状況からも、内定獲得後もより理想に近い企業を求めて就職活動を続ける学生が多く、内定辞退は特殊なことではないということが見てとれますね。

複数内定を持つことは当たり前でもあるので、この数字になっていると考えられます。

新卒の内定辞退の連絡方法

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内定辞退の意向はどう伝えたらいいのでしょうか?連絡手段はたくさんありますが、電話で行うのが基本です。

メールや手紙での連絡は、相手が受け取ったかどうかが確認できず、誠意に欠けてしまいます。確実に伝えなければならない連絡は電話で行うのが社会人としてのマナーですので、直接話をするのが怖いという理由で電話を避けるのはやめましょう。

電話の場合

「内定辞退」という言いにくい内容を伝えるのは気が引けますし、企業に電話をかけるのは緊張しますよね。担当者に何を言えばいいのか、どう謝罪をすべきなのか分からないことだらけなのでないでしょうか?

内定辞退する時の例文・ポイント

そんな新卒生のために、電話で内定辞退を連絡する際の例文とポイントを紹介します。まずは例文です。


○○大学の××と申します。先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
身勝手なお願いで大変申し訳ないのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。本来ならば、直接お詫びに伺うべきですが、取り急ぎお電話でのご連絡となり申し訳ありません。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、御社には大変ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした。


次に気をつけるべきポイントを3点お話します。まず、率直に用件を述べましょう。
余計な前置きは必要ありません。先に述べたとおり、採用者の半数が内定を辞退している現状なので、内定辞退の連絡があることは企業側も想定しています。

担当者は業務時間中であることがほとんどなので、時間をかけずに「内定を辞退したい」という事実をはっきり伝えます。

内定辞退の理由も素直に伝える

次に、内定辞退の理由は聞かれたら話しましょう。相手から聞かれるまではこちらから話す必要はありません。

内定を辞退する新卒生は、他の企業から内定をもらえた場合がほとんどなので、企業側からもその理由を聞かれないケースは多々あります。辞退理由を聞かれた場合は、正直に答えましょう。

言いづらいがために嘘をついても、相手は人を見るプロなので、すぐにバレてしまいます。内定辞退した企業が今後取引相手になるなど、関わりが生まれる可能性は大いにあります。
内定を辞退するからと言っていい加減な対応をせず、最後まで誠意を持って向き合いましょう。

そして、その誠意を声に出す事が最も大切です。内定辞退そのものは労働者の権利であり、とがめられる行為ではありません。

企業に迷惑がかかっているという事を意識する

しかし、企業が1人採用するのには相当の時間とコストがかかっています。「内定辞退という行為は企業に迷惑をかけている」という事実を理解し、「受け入れようとしてくれていたのに、申し訳ない」という気持ちを声に含んで伝えましょう。

企業とはいえ、採用している相手もあなたと同じ人間です。誠意を持って伝えれば、必ず受け止めてくれるでしょう。

メールの場合

内定辞退をする際には、先に述べたとおり電話で連絡すべきですが、どうしても電話しにくい場合や、担当者に電話が繋がらず取り急ぎ連絡をしたいという場合もあるでしょう。メールで内定辞退を伝える際の例文とポイントを紹介します。

メールで連絡する時の例文・ポイント

まずは例文です。


件名:【内定辞退のご連絡】
○○株式会社人事部××様
お世話になっております。○○大学の××と申します。
この度は採用内定をいただき、誠にありがとうございました。

このような嬉しいお知らせを頂戴しながら誠に恐縮なのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

履歴書にお目通しいただいたり、面接にお時間を割いていただいたりと、貴重なお時間を下さったのにもかかわらず、このようなお返事となってしまった事を大変心苦しく感じております。

本来であれば直接貴社にお伺いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

面接をご担当いただいた○○様をはじめ、貴社の皆様には心より感謝しております。末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。


気をつけるべきポイントは次の2点です。まず、内定辞退をする旨を冒頭に入れましょう。

電話連絡のポイントと同様ですが、メールの主旨を最初に述べることが大切です。人事担当者には、通常の業務メールに加えて採用者からのメールも多数送られてきます。

見逃されてしまう危険があるため、件名に「内定辞退」と分かりやすく明記しましょう。

そして、感謝の気持ちを伝える1文を忘れずに入れることが重要です。一方的な連絡手段であるメールは、電話に比べて誠意が伝わりにくく、そっけない印象を与えてしまします。

採用担当者を始め、何人もの人があなたを採用するために時間も労力も割いてきたはずです。内定は辞退するけれでも、採用に関わってくれた方々に感謝しているという気持ちを言葉にすることで、お詫びの気持ちを伝えましょう。

手紙の場合

内定辞退の連絡手段として手紙をだけを送るというのは失礼な行為となります。メールに比べて誠実さは出るものの、あくまでも一方的な手段なので、あまり好ましくはありません。

手紙は担当者が読むまでに時間がかかり、その間に内定準備が進んでしまう可能性もあります。内定辞退の連絡を電話で伝えた後に、改めて手紙を送るのが常識的なマナーでしょう。

新卒の内定辞退の理由

内定辞退の連絡をすると、高い確率で採用担当者から辞退の理由を聞かれます。内定辞退の理由をどう告げるべきか悩む方も多いのでないでしょうか?

結論からいえば、言いづらい理由であっても正直に伝えるべきです。嘘の内定辞退の理由を話しても、自身が混乱してしまい、担当者から少し問い詰められただけでバレる可能性が高いです。
どうしても適切な理由が思いつかないという方は、よくある辞退理由を以下にまとめましたので、参考にしてみて下さい。

他社からの内定

内定辞退をする多くの理由が「第1志望の企業から内定が出た」ではないでしょうか?「そちらの企業は滑り止めでした」と告げるようで気が引ける方も多いでしょうが、この理由での内定辞退は少なからず採用担当者も想定しています。

「他社からも内定をもらい、熟考の末このような決断をいたしました」と正直に答えるべきです。面接の際に第1志望と言った企業を辞退するときは、「内定後、自身の適性をあらためて鑑みた結果、他社の職種が私の適性に最も近いと感じた」など、あくまで内定後に変わったということを主張します。

正直に伝えるべきとはいえ、相手の気分を害さないように気をつけましょう

業界の違い

採用されていた業界や業種とは異なる希望企業での採用が決まったという理由は、自然で相手も納得しやすい内容です。本来就きたいと思っていた業界が全く別であれば、引きとめられることも少ないでしょう。

給与や待遇面などで不満があったからだとしても、相手の企業にとってネガティブな理由は告げるべきではありません。あくまであなた自身の希望を理由にしましょう。

地元での採用

都心の企業に内定辞退する際に使いやすいのが、「地元に戻り就職することにした」でしょう。地元で働き、貢献したいという想いは角が立たず、担当者にも受け入れられやすい理由です。

ただ、地元の企業に就職しない場合は安易に使用するべきではありません。

新卒の内定辞退はいつまでにするべきか

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一般的には、内定承諾書を提出するまでに辞退するのが望ましいとされています。提出後、企業側は採用者入社に向けての準備を進めるため、その後の辞退は企業にとって迷惑のかかる行為となるからです。内定承諾書についてまずは覚えておきましょう。

内定承諾書に法的拘束力はない

内定承諾書は、辞退しないことを約束させる事が多いため、破ったら違法なのでないかと考える新卒者も多くいますが、実は法律的な拘束力はありません。あくまでも企業との約束事なだけであり、提出後に内定辞退したら罰せられるということはないのです。

内定辞退の法的期限は入社2週間前であり、それまではいつでも内定辞退は可能です。しかし、研修や配属の調整など、あなたの入社を前提に様々な準備を行う企業にとって、内定辞退は遅くなればなるほどその後の対応が困難になります。

内定辞退はいつまでにするべきか、明確な期限はありませんが、できるだけ早く申し出ることが社会人としてのマナーです。

内定辞退した後の再応募について

内定辞退してしまったが、他社の選考がうまくいかない。もう1度考え直した結果、やはり辞退した企業に入社したいという方もいるでしょう。

内定辞退した後の再応募はほとんどの企業で可能です。一定期間応募できない等の制限を設けている企業もありますが、再応募不可と明記している企業はまれです。

再度内定がもらえるかは別問題

ただ、再応募ができるからといって再度内定がもらえるかどうかは別問題です。職業選択の自由があるとはいえ、何らかの理由で内定を辞退している人に対しては企業は不信感を抱いています。

もし再応募をする際は、なぜ内定辞退したのかを明確化し、どうしてもう1度応募したいのか、企業が納得できる理由を説明できるようにしておきましょう。企業に対する熱意と入社後に貢献できる強みを示し、採用担当者に再度会ってみたいと思わせられれば、内定の再取得は不可能ではありません。

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