就活で履歴書を書くときは、誰でも緊張するものです。履歴書を書いたからといって、一安心するのは禁物です。履歴書を郵送したり手渡しする時にもマナーがあるので注意が必要です。マナーが守れていないと、社会人として常識がないと思われてしまいます。「知らなかった」では済まされないので、事前に完璧なマナーを身につけておきましょう。
封筒の書き方
封筒に宛名を書くときは、縦書きと横書きのどちらでも構いません。どちらの場合も相手が読みやすいように、手書きで丁寧に書いてください。書く際は鉛筆ではなく、黒のボールペンかサインペンを使いましょう。郵便番号を書く際は「〒」のマークを書かないようにして、番号とハイフンのみを記載してください。
封筒に書く時の番地・ハイフンの使い方
住所は都道府県から正確に記入し、番地はハイフンを使わずに「一丁目一番地一号」というように正確な表記で書きましょう。
社名を書く際は、（株）などの略字は使わず、「株式会社」と正確に表記してください。
宛名は相手に合わせて正しい敬称を使いましょう。送り相手が部署や課の場合は「御中」、送り相手が個人の場合は「様」を使いましょう。名前を間違えることは最も失礼なことなので、誤字脱字がないか必ず確認してください。
縦書きの場合は封筒の左側、横書きの場合は封筒の左下に赤字で「履歴書在中」と書きましょう。
提出時のマナー
封筒はポストに提出するより、郵便局に直接持参するのが無難です。郵便局に持っていけば、速達で送付することができるので、急いでいる時に役立ちます。ただし、書留で送付するのはやめましょう。書留は採用担当者に手間をかけるだけです。
封筒を提出するときは、相手にいつに届くか聞いておきましょう。郵便物を出す時間が遅いと、期限までに配達が間に合わない場合もあります。その場合は速達に変更して、期限内に郵便物が届くように手配しましょう。
郵送する時の切手に注意
郵送する際に注意したいのが、切手の料金不足です。切手の料金は、封筒のサイズや重さによって決まります。料金不足だと送り返されることもあるので注意してください。
郵便局へ持っていけば、郵便局員が必要な切手を貼ってくれるので、料金不足になる心配はありません。採用担当者の手元に届くまで書類に汚れがつかないように、クリアファイルに書類を挟んで封筒に入れておくと安心です。
採用担当者への渡し方
履歴書を採用担当者へ直接手渡すときも、必ず封筒に入れて持参しましょう。封筒に入れずにおくと、履歴書に汚れがついたり折れてしまう可能性もあります。採用担当者から「マナーがない」とマイナス印象を持たれる可能性もあるので、手渡しする際も必ず封筒に入れるようにしてください。
履歴書の書き方、渡し方
履歴書を採用担当者へ手渡しする際は、封筒の表面に宛名を書く必要はありません。ただし、中身がわかるように左下に赤字で「履歴書在中」と書いておきましょう。すでに「履歴書在中」の文字が印刷されている封筒であれば、書き足す必要はありません。
封筒の裏面には、履歴書を提出する年月日と自分の住所を郵便番号から記載して、最後に名前を書いておきましょう。
持参した際に、履歴書だけ提出を求められる場合があるので、封筒にのりづけする必要はありません。履歴書を手渡しする際は、採用担当者が読みやすい向きで渡してください。
封筒の色の選び方
封筒には様々な色がありますが、履歴書を送るときは白封筒を使うのがベストです。白封筒なら文字も読みやすく、何の書類が入っているのか採用担当者が見分けやすくなります。
茶封筒でも構いませんが、茶封筒だと赤文字が見えづらいので、別の書類と混ざってしまう可能性があります。
茶封筒の選び方
そもそも茶封筒は、社内の簡易的な連絡に使用されるのが一般的で、取引先など正式な場では使用しないとされています。こういうことを知っておけば、履歴書を送る際に茶封筒を選ぶのは自然と避けるはずです。細かいことですが、このような部分を知っているだけでもマナーに差が出るので、白封筒を選ぶのが無難です。
目立つからといって、派手な色の封筒を選ぶのはもってのほかです。採用担当者から「マナーを知らない学生だ」と判断されてしまいます。これから社会人として出発するためにも、細かな点に気を使うようにしましょう。
封筒のサイズの選び方
封筒のサイズは履歴書のサイズに合わせたものを使用するのがベストです。ほとんどの履歴書はA4サイズなので、封筒はA版もしくは角形2号を使用するのが無難です。企業から指定された封筒があるのであれば、必ずその封筒を使用するようにしてください。
封筒のサイズが小さいからといって、履歴書を折りたたむのはやめましょう。
履歴書を三つ折りして細長い封筒に入れるのはマナー違反となります。手元にA4サイズの封筒がないからといって、安易に細長い封筒を利用するのはNGです。基本的に企業に提出する書類を折り曲げるのはマナー違反にあたるので、履歴書を折らなくてすむサイズの封筒を利用するのがベストです。
書類に折り目がついてしまうと、せっかく苦労して書いた履歴書も読みづらくなってしまいます。そのような状態を避けるためにも、必ず折らずに入れられるサイズの封筒を利用するようにしてください。
