就職活動を控えた時期に不安なことのひとつとして履歴書や職務経歴書の書き方が挙げられます。周りを見渡してみると、頑なに手書きで履歴書を書いてる人やエクセルのテンプレートに入力する人など様々。いったいどちらの方法で作成すれば良いのか迷ってしまいます。だからと言って、インターネットで調べてみると「手書きは不要」との意見もあり困惑したことがあります。ここでは応募書類の作り方やマナーについてお話します。
添え状の利用に使うマナー
新卒時の就職活動では複数の企業に応募することも珍しくありません。その際に疑問になってくるのが、封筒に入れる書類です。数が多くなると封筒の管理、書くこと自体も大変です。
そのため、当初は履歴書だけを応募先企業に送っていましたが、今思うと大変失礼な行為であったことが分かります。企業側は、そういった細かなマナーや心がけから応募者の常識を判断しています。書類選考の段階から既に審査は始まっているのだと意識するべきなのです。
持参以外の場合には基本「送付状」という送られてきた書類の概要を一目で確認できる用紙を同封するのが常識です。また、中小企業など、経営者が直接書類を選別する会社では、独自の経験や拘りで判断するところもあるようです。
封筒の時点で判断されることも珍しくないと聞きます。なるべく小さな封筒ではなく大きな封筒に、折り曲げずに履歴書を発送するようにしましょう。
送付状が不要な場合とは
送付状は別名「添え状」「カバーレター」とも呼ばれていますが、同じものであると考えて構いません。応募時に送付状を送る理由はマナーや常識を心得ていることをアピールする目的もありますが、自分が企業に入ると分かることですが、就職活動時期には1日の間に膨大な数の郵便物が送られてくるのです。
それらの選別が大変であることも理由なのでしょう。もちろん、封筒で履歴書であることは判断が可能ですが、送り主がどういう人物なのか、書類の概要は何であるのか、瞬時に確認できる用紙があると助かります。
そうした相手方への気遣い一つで、企業側のあなたを見る目が変わることを覚えておきましょう。例外として、応募書類を持参した場合には送付状は不要とされています。
送付状は手書きなのか、パソコンでもいいのか
最初に履歴書の話でもしましたが、応募書類は手書きにするべきなのか、パソコンで作成するべきなのか悩むところです。複数社に応募する場合にはパソコンが便利でしょう。
これも選考者次第で判断が大きく異なるところなのですが、大手企業、特にIT系の職種に関しては履歴書をエクセルなどのテンプレートで作成することは珍しくありませんし、特に指摘されることもほとんどないと言えます。
ただし、中小企業の場合には手書きを評価するところもあります。これは経験を積むことで感覚がつかめてくるものでもありますが、どうしても分からないのであれば、最初のうちは応募先に応じて臨機応変に判断するようにしてください。友達が同じ会社に応募している場合には相談してみるのも良いでしょう。
送付状のテンプレートの作り方
履歴書と同様に「送付状」に関しても、テンプレートをもとにしてパソコンで作る場合と手書きでの作成方法があります。基本的には、字の上手さに自信がある人以外はパソコンで作成することになるでしょう。
どうしても他の応募者と差を付けたい、熱意を伝えたいというのであれば、もちろん手書きで作ってもらっても構わないのですが、小規模な会社で経営者自らが目を通すところ以外ではパソコンで作成してしまいます。
それというのは、事前にテンプレートを作っておけば日付と応募先企業名を変えることでそのまま使用ができるからです。その代わり、一度に複数の会社に応募する場合には、他の会社の送付状を送ってしまうことがないように注意しないといけません。
パソコンで作るときの送付状の作り方
パソコンで「送付状」を作る場合にも当然ルールが存在します。最初は独自に作ってしまうことがありますが、最低限のルールに則していないと「何も調べてないな」と準備の甘さを指摘されることもありますので注意してください。
先ず、用紙サイズはB5かA4を使います。これは封筒のサイズに合わせてその都度判断しても良いでしょう。手書きを除き、基本的に横書きで作成します。宛名(社名・担当者名)は左上に記入します。
日付(和暦・西暦どちらでも可)は右上に入れましょう。署名(あなたの住所・氏名・電話番号)は日付の下か用紙の一番下側、右端部分に記入してください。頭語(拝啓)と結語(敬具)も忘れがちですが、入れるようにしてください。送付状はビジネス文書であり、手紙の要素も兼ね備えているからです。
内定後の送付状に時候の挨拶を入れる
忘れがちですが「送付状」の最初には時候の挨拶も入れましょう。良く使っていたものとしては「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」や「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」という一文です。「時下」は手紙の冒頭に使われるもので、一年中使える時候の挨拶なので便利です。
初めて送付状を作るときに悩んだらテンプレートを使ってしまっても構いません。ここまで応募書類の概要を説明してきましたが、面接終了後に「お礼状」を送ることも是非実践してみてください。選考でどちらか迷った際にお礼状のあった方を採用することもあるようです。
内定後「内定承諾書」や「入社承諾書」を送る際にも当然、送付状は必要になります。内定したあとも気を緩めることのないようにしたいですね。
