書類選考と数回の面接選考を全て合格できると最終的には内定をもらうことができます。転職活動をしていて初めて内定をもらうとどのように対応したら良いのかで悩んでしまうことも珍しくありません。内定の連絡に対する返事の仕方から、内定を受けられた後の質問のやり方、辞退したいときの対応方法などを一通り紹介します。
このページの目次
内定の返事の仕方やタイミング
転職活動をしていて内定を手に入れることができたらお礼の返事をするのがマナーです。連絡を受けたらいつどのように返事をしたら良いのでしょうか。基本的には内定通知と同じ方法で返事をするのが良いでしょう。
電話で内定連絡の場合
電話で内定連絡があったなら、その場でお礼を言うことになります。郵送で内定通知が届いたなら、手紙を書いて送るのが基本マナーです。メールでの通知に対してはメールで返信します。転職活動では連絡方法がメールのことが多いので、内定通知のメールに対して返信しましょう。
速やかに返信するのがマナー
できるだけ速やかに返信するのがマナーですが、できれば相手方の営業時間内に送るようにしましょう。残業中にメールをしてさらに業務を増やしてしまったり、休みの日にメールをして時間外労働をさせたりしてマイナスの印象を与えないことが肝心です。
返事の内容は端的にお礼の意志を伝え、これから就職して活躍していきたいと考えている気持ちを示すだけで十分です。
また、内定通知と合わせて確認事項などが送られてきている場合にはその内容を見たことも伝えた方が良いでしょう。忙しくて読む余裕がない場合にはお礼だけ伝えて、読み次第、また連絡をするという形で返事をすることもできます。
内定に際してのお礼メールの書き方
転職活動で内定を受けたときにメールでお礼をするときには次のような内容が一般的です。まず、忙しい中、選考のために時間を割いてくれたことに対するお礼を述べます。そして、自分に対して内定をくれたことについても感謝の気持ちを伝えるというのが基本的な流れです。
学んだことを一文から二文程度まとめる
その後で最終面接やそれ以前の選考で感じたことや学んだことを一文から二文程度で書きます。その結果として入社して御社にこのように貢献していきたいという形でまとめるのが適切です。ここまで書き終えたら最後に署名をします。
自分の名前をフルネームで書き、住所、メールアドレス、電話番号を添えておけば問題ありません。メールの件名は内定のご連絡へのお礼といったものにし、さらに自分の名前も合わせて記載しておくのがマナーです。
できるだけ短く、意志を伝える
もし選考に際して番号などがふられているときにはその番号も記載しておきましょう。このような形で内定後にお礼メールを書き、速やかに返信するのが印象を良くするためのポイントです。あまり長い文章を書き連ねてしまうと迷惑になるので、できるだけ短くまとめつつ、これから頑張りたいと考えている意志を伝えましょう。
内定後に質問があったときの連絡手段や質問内容
内定後にもし質問したいと思ったらどうしたら良いのでしょうか。内定に関する書類が送られてきたときに、何か質問があるときにはこちらに連絡をして下さいと丁寧に説明してくれる場合もあります。
やり取りをしていた採用担当者に聞く
特にそのような指定がないときには、まずは選考の過程でやり取りをしていた採用担当者に連絡を取ってみるのが良い方法です。その採用担当者が窓口になって、必要なことは教えてもらえるというのが一般的になっています。
この場合にも相手方がよく利用していた連絡方法を使うのが良く、電話連絡が多かったなら営業時間内に電話をかけましょう。
メールか電話で連絡を
メールでのやり取りが普通だったならメールを送れば問題ありません。手紙ではやり取りに時間がかかってしまうので、転職活動中に手に入れた電話かメールの連絡先を使って質問をしましょう。
内定後の手続きはどのようにしたら良いのか、入社日はいつになるのか、あるいは内定の受諾をいつまで待ってもらえるのかといった形で様々な疑問が生まれる場合があります。どれも聞いてみて問題になるものではないので、まずは電話やメールで採用担当者に連絡を取って質問をしてみましょう。
内定を辞退したいときの伝え方と連絡方法
内定をもらったけれどやはり辞退したいという場合も少なくありません。転職活動ではいくつもの求人に同時に応募するのが標準的で、同時に二次面接、最終面接といった形で進んでいくことがよくあります。第一志望ではないところから先に内定が出てしまい、やや遅れて第一志望の会社から内定が出ることもあるでしょう。
速やかに採用担当者に連絡を
また、内定をもらう前後にもっと良い求人が出てきてしまい、チャレンジしたいという気持ちが生まれてくることもあります。このようなときにはできる限り速やかに採用担当者に連絡をするのが大切です。
営業時間内であれば電話をするのがマナーですが、メールでやり取りをしてきた場合にはメールで連絡しても構いません。他の会社から内定をもらったから辞退すると伝えるのはマナー違反なので気をつけましょう。
都合により内定を辞退したいという伝え方
具体的に理由を説明する必要はなく、都合により内定を辞退したいという伝え方をすれば十分です。転職活動をしているときにはいくつもの会社を受けていることは先方も理解しています。あえてそのことには触れて不快感を持たれてしまわないようにするのが内定を断るときの基本的なマナーです。
メールで内定を辞退するときの方法
メールで内定を辞退するのは転職活動ではよくあることなので一般的な書き方を知っておきましょう。内定通知をメールで受け取ったときにはそのメールに返信する形で書くと採用担当者にとってわかりやすくなります。しかし、件名で内容がはっきりとわかるようにすることは重要なので、件名は書き換えるようにしましょう。
件名で内容がはっきりとわかるように：内定の辞退のお願い
内定の辞退のお願いといったシンプルな内容で構いません。自分の名前や整理番号などがあれば件名にも添えて書き、採用担当者にわかりやすい形にするのが大切です。内容としては内定通知をいただいたことへのお礼をまず述べ、都合により内定を辞退したいと考えていると伝えます。
お礼を伝えた後、会社の益々の発展を祈る内容
そして、重ねてになりますがといった流れで再度お礼を伝えた後、会社の益々の発展を祈るといった形で締めくくるのが基本的な書き方です。最後にフルネーム、住所、メールアドレス、電話番号を書いて署名をすればメールは完成です。
辞退すると決めたときにはできる限り早くメールを送った方が良いのは確かですが、やはり相手方に時間外労働をさせてしまわないようにするために、営業時間内に送信するように心がけましょう。
内定連絡を受けて答えに迷ったらどうするか
内定連絡を受けたけれど、本当にこの内定を受理してしまって良いのかと悩むケースもあります。迷ったらどうしたら良いかを知っておくと役に立つでしょう。基本的な考え方として、内定はあくまで先方が自分を雇いたいと決めただけのことで、雇用契約は双方の合意によってのみ結ばれるものだということは知っておく必要があります。
内定を辞退するだけでなく、保留してもらうのも自由
内定を辞退するだけでなく、保留してもらうのも自由です。迷って決められないときにはいつまで待って欲しいかを決めて連絡しましょう。
特に他社の選考が進んでいて迷っているという場合には、最終的にその選考が終わるタイミングまで待ってもらえるように交渉するのが賢明です。
転職エージェントに相談してみる
本当にこの会社に転職したら満足できるのかという点で不安になるケースもあります。このようなときには転職エージェントに相談してみると良いでしょう。転職エージェントは現場の状況をよく理解しているので、転職先として選んで満足できる待遇が受けられるかどうかがわかりやすくなります。
また、その会社について知っている人を探してもう少し詳しく話を聞いたり、採用担当者に連絡して現場見学をさせてもらったりする方法もあります。迷ったら悩みを解決してから最終的な返事をしましょう。
