【テンプレ付】こんなメールはNG!面接の日程調整・日程変更メールの返信方法

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就活が始まると、社会人とメールでやりとりをする機会が増えてきます。
筆者は普段就活生とも人事とも良くお話させていただくのですが、

就活生からは、「ビジネスメールの書き方って何が正解なの?」
人事や先輩社員からは、「完璧にしろとは言わないけど、正直ひどいメールが多い」
という話を伺います。

これを受けて、rpaly編集部で、これさえ見ておけば大丈夫というメールに関するマナーやシーン別の対応例を全5回に渡ってまとめていくことにしました。

第一回の今日は、ビジネスメールで意外と知られていない基本マナーや、やりがちなメールでの失敗例とその改善策について。

就活生だけでなく、メール慣れしていない転職希望者の方々にも役立つ内容にしたいと思います。他のどの記事よりも濃い内容をまとめていますので、参考にしていただければ幸いです。

そもそも、メールって選考の対象になるの?

結論から言うと「YES」です。
評価対象の一部になります。

ものすごい高評価がついて選考に有利になるほどではありません。
ただ、十分過ぎるほど、減点の対象とはなります。
こんな所でマイナス評価を受けることほどもったい無いことはありません。
メールマナーは抑えておけば必ず役立ちますので、以下の本文に一度は目を通しておくとGoodです。

【基本編】メールで抑えておくべきルールとは?

ビジネスメールの役割は、「用件を確実迅速に分かりやすく相手に伝えること」です。
この目的を達成する為に、一般的にはこうするというルールが幾つかありますので、参考にしてみてください。

・カタカナと数字は半角で統一
全角と半角が混ざらないように。
・語尾の平仮名、漢字は統一
同じメール内で、語尾が統一されているように。
「いたします」「致します」が両方使われているケースなどがこれにあたります。
・適度に改行する
本文は25〜35文字で改行するのが一般的です。
・環境依存文字は使わない
○、1、Iなどの記号はPC環境に依存した文字です。
機種によっては見れないので使うのは避ける。

・書く順番を整理する
宛先→挨拶→本文→締め→署名」が基本的なメールの流れです。
前置きがダラダラ書かれているメールは、人事の時間を削ります。
基本的には結論から書くように癖付けましょう。

【実践・署名編】返信メールには、必ず署名を入れる

慣れてくるとミスをしがちな署名の入れ忘れ。

新規でも返信でも必ず署名を入れるようにしましょう。

メールを受け取った相手があなたに連絡を取ろうとした際、緊急時に電話で連絡を入れることができるようになったりします。

また、いつもやり取りをするメールアドレスで連絡がつかない時にも、携帯メールアドレスなどに連絡を入れることができます。

因みに、署名はメーラーの設定項目から自動で挿入できるような設定ができます

定型文と、設定の仕方を記載しておきます。

就活用の署名サンプル

=======================
●●大学 ●●学部 ●●学科 3年
就活 花子携帯TEL:090-****-****
e-mail:*****@rplay.com
e-mail(携帯):******@rplay.ne.jp
=======================

署名の自動挿入設定の仕方

Gmailを活用する方が多いと思いますので、ここではGmailクライアントの設定の仕方をまとめておきます。

http://www.appsupport.jp/gmail/mail-signature/
参照:署名の設定(Apps×Support)

【実践・件名編】件名ってどうすればいいの?

件名は、コンパクト且つ分かりやすく。

本文全体の要約であるという意識でつけましょう。
件名を見れば本文を読まなくても大丈夫というレベルにまとめられるのが理想系です。件名の例:

・面談のお礼と次回選考の希望日程送付(rplay大学_就職花子)
・11月23日(月)の面談日程の変更につきまして(rplay大学_就職花子)

下記にココだけ抑えておけば大丈夫という、「件名作成時に重要な3つのポイント」をまとめました。

①返信メールでは、件名を変更しない

多くの人事は、件名を見て、「Re:」がついていれば返信メールだと判断します。
逆に、これがついていない場合、新規のメールと判断します。

②「Re:」が続きすぎる場合は一つ残して、残りは削除

例えば、件名が

「Re:Re:Re:Re:Re:次回面談の日程調整について」

となっていたら鬱陶しいだけではなく、見るデバイスによっては件名の末尾が見えなくなり、何の要件か分からなくなる場合がありますので、上記のような気遣いができると尚良しです。

③やりとりの内容が変わるときは、件名を変更

例えば、下記のような場合は、タイトルを変えて送るようにするとGood。

次回面談の日程調整について
Re: 次回面談の日程調整について
Re: 次回面談の日程調整について
Re: 次回面談の日程調整について


選考結果について ← やり取りの内容が変わった

件名をきちんと変更すると後日メールを検索するときに便利になり、気遣いも示すことができます。

【実践・引用編】本文はそのまま残して返信!

かなりの割合の就活生が、返信をするとき、送られてきたメール本文を削除し、新たに返信文を書きます。

実はこれ、人事からすると結構ゲンナリします。

人事は数百人レベルでメールを交わしているので、全てのやりとりを覚えていないこともありります。

そのため、過去のメールのやりとりが消されていると、検索して見つけて内容を思い出さなければいけないのです。

返信をするときは、前回の内容を引用し、履歴を残して送るようにしましょう。

【実践・宛名編】To・CC・BCCの違いを理解して使いわけよう!

To・CC・BCCを使い分けることは、大切なビジネスマナーです。
それぞれの違いを、以下にまとめています。

To:必ず知らせなければいけない人を追加
CC:参考までに知らせたい人を追加
BCC:参考までに知らせたい。だが、その人に対して同じメールを送ったことを、toやCCには知られたくない人を追加

就活では「To」と「CC」を活用することになるかと思います。
例えば以下のようなケースが考えられます。

Q:
説明会に行き、人事とOBの2名から名刺をした。その後OB訪問をすることに。

帰り際に、人事から「CCに私も入れてくださいね」と言われたのですが、どのような対応をするのが正解でしょうか?

この場合であればOBの方がメインとなりますので、下記対応が正解となります。

A:
・OBのアドレスをToに入れる

・人事のアドレスをCCに入れる。

さらに、人事への配慮をするとすれば、メール本文の宛名に一段下げて、

株式会社○○
本部 営業課

“OB氏名” 様
(cc:”人事担当者氏名” 様)

と入力しておけば問題ないでしょう。

【効率化編】メール作成時に多用、覚えておくべきショートカットキー

メールを作成する際に、ショートカットキーを利用することをオススメします。
最初は慣れずに時間がかかるかもしれませんが、慣れると作業効率が数倍レベルで改善されます。
以下に、代表的な例をまとめておきます。

メール作成時に効果的なショートカットキーまとめ:c

:新規メッセージ作成
F10 : カタカナに一発変換

F8 : 半角に一発変換 
⌘ + C : コピー
⌘ + V : 貼り付け
⌘ + Z : 元に戻す
+ b : 本文の選択したテキストを太文字にする
+ Enter:メールを送信
+ Shift + c : Cc の宛先を追加
tab :[To]、[件名]、[本文]等でのカーソルを下に移動
Shift + tab :[To]、[件名]、[本文]等でのカーソルを上に移動
※Windowsの場合は、の変わりにCtrlとなります。

また、よく使う自分のメールアドレスや、毎回定型のメールの書き出しは辞書登録をしておくと便利です。

これらを行なっていくと、短時間でしっかりとしたメール作成が可能になりますし、社会人になってからも確実に求められます。

【まとめ】人事からの評価がちょっと上がるメールとは?

・内容がわかりやすく整理されている
・読み手の気持ちを理解していると感じられるメール
・返信が早い

選考日程調整で考えた場合、人事の立場を想像するとすぐに理由が分かります。
彼らは複数の学生と日程調整しており、当然Aさんとの調整が終わり次第、Bさんの調整に入りますので、いち早くスケジュールが確定できると大変助かるからです。

また、レスが早い人はマメでしっかり者が多く、仕事ができる人間と同じ行動をできるとみなされますので、すぐに返信をくれる学生の評価は上がりやすい傾向にあります。
できるだけ早く返信をする癖をつけておくと良いです。

すぐに返信できない場合:

「連絡してくれたことへの感謝」と「後ほど改めて返信いたします」という旨の一文を添え、まずは取り急ぎの御礼として返信をするのが一般的です。
返信が遅くなってしまった場合:

「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません」

と一言添えるようにすれば問題ありません。

 【最後に】

以上が最低限抑えておくべき、メールの基礎となります。
次回以降の連載では、

・OB訪問時のお礼メールの書き方
・面談日程の調整・変更連絡の入れ方
・説明会キャンセル・遅刻時の連絡の入れ方
・合否連絡に対する返信

など、より実践的な内容をサンプル付きでお届けしていきます。
今後もRplay編集部をよろしくお願いします。

就職活動では必ず書くことになる履歴書やエントリーシート。特に履歴書の写真というのは非常に大切です。こちらでは履歴書の証明写真で気をつけておきたい注意点・ポイントをご紹介しています。

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